Duże wspólnoty mieszkaniowe powierzają zarząd swoją nieruchomością profesjonalnemu zarządcy. Tymczasem w praktyce sprawami ich budynku zajmuje się administrator. Właściciele często mylą administratora z zarządcą. Pomimo tego, że częściej spotykają się z tym pierwszym to najważniejsze decyzje muszą być podejmowane przez tego drugiego. Mieszkania w nieruchomości przez niego zarządzanej również w pewnym stopniu pozostają pod jego opieka. Przykładem mogą być popularne w zimie problemy z kaloryferami. Jeśli, z którymś jest problem właściciel powinien zgłosić ten fakt administratorowi. Ten zaś ma pewien zakres podejmowania samodzielnych decyzji. Jeśli chodzi o zwykłe dobicie wody sam może to załatwić. Natomiast w przypadku większych prac wymagających, np. spuszczenia wody w całym pionie taką decyzje musi podjąć zarządca. Podobnie jest ze sprawami sądowymi. Administrator przygotowuje potrzebne dokumenty, natomiast to zarządca reprezentuje wspólnotę. W większości przypadków najważniejszy jest również podpis zarządcy.
Zarządzanie nieruchomości wspólnoty mieszkaniowej nie jest łatwą sprawą. Taka pracę musi wykonywać odpowiednia osoba. Ustawa nakłada takie obowiązek, więc ogół właścicieli mieszkań musi wybrać zarząd wspólnoty. Może być to jedna osoba w formie zarządcy nieruchomości bądź wszyscy właściciele. Wszystko zależy od liczby członków wchodzących w skład wspólnoty mieszkaniowej. Jeśli jest ich nie więcej niż siedmiu wtedy nie mają oni obowiązku wyłaniania zarządu, bowiem wszyscy właściciele są jakby z urzędu takim zarządem. W większych stowarzyszeniach zarządzanie powierza się profesjonalnemu zarządcy. Jest to osoba, która zna odpowiednie przepisy i ustawy, a przede wszystkim ustawę o gospodarce nieruchomościami. Wspólnota mieszkaniowa podpisując umowę z zarządcą musi pamiętać o dokonaniu tej czynności u notariusza. Tylko wtedy umowa jest ważna i w razie narażenia właścicieli mieszkań na szkody, można pociągnąć zarządcę do odpowiedzialności. W praktyce duże firmy zajmujące się zarządzaniem mają do dyspozycji sztab prawników.
Przepisy regulujące powstanie i działalność wspólnot mieszkaniowych zostały zebrane w ustawie o własności lokali z czerwca 1994 roku. Rok później ustawa weszła w życie i powstały pierwsze wspólnoty. Mówi się, że mamy z nimi do czynienia, gdy w nieruchomości przynajmniej jeden z lokatorów mieszkania stanie się jego właścicielem. W praktyce jest to pewne stowarzyszenie wszystkich właścicieli. Nie muszą być to tylko mieszkańcy bloków czy kamienic. Coraz popularniejsze jest zakładanie wspólnot na osiedlach domków jednorodzinnych. W ten sposób warunki umowy o wywóz, np. dodatkowych śmieci negocjuje wspólnota a nie pojedynczy właściciel. Ustawa reguluje również sposób zarządzania takimi stowarzyszeniami. Najpopularniejszą formą jest podpisanie umowy z licencjowanym zarządcą nieruchomości. Po podpisaniu aktu notarialnego staje się on prawnym reprezentantem całej wspólnoty. W uchwalonym w 1994 roku dokumencie ustawowym rozpisane są również prawa i obowiązki każdego członka wspólnoty mieszkaniowej.