Do 31 marca każdego roku w każdej wspólnocie mieszkaniowej musi odbyć się zebranie roczne. Jego celem jest uchwalenie rocznego planu gospodarczego, a także kosztów eksploatacji nieruchomości. Wtedy również podejmowane są decyzje o podwyżkach czynszu, wynagrodzeniu zarządcy i co najważniejsze, wysokości funduszu remontowego. Pieniądze na niego wpłacane są wykorzystywanie na remont części wspólnej nieruchomości, czyli klatki schodowej czy też elewacji budynku. Te pieniądze wykorzystywane są również na bieżącą konserwacje, nawet na kupno żarówek. Poza tym w plan gospodarczy wpisane jest pokrycie kosztów związanych z dostawą do części wspólnej, np. wody, prądu czy gazu. Pieniądze wspólnoty muszą być również rozdysponowane na obowiązkowe ubezpieczenia oraz podatki od nieruchomości. Często uchwalana jest również kwota na utrzymanie czystości w budynku i na terenie do niego przylegającym, ale stanowiącym również własność wspólnoty. Zebranie jest zakończone sporządzeniem sprawozdania i podjęciami odpowiednich uchwał.
Organizacja Właścicieli Nieruchomości
Po czerwcu 1994 roku wiele spółdzielni mieszkaniowych dopadł kryzys. Ogrom właścicieli lokali skorzystało z możliwości, jaką daje ustawa o własności lokali i utworzyło wspólnoty mieszkaniowe. Okazało się jednak, że samo utworzenie wspólnoty nie wystarcza. Trzeba pamiętać o obowiązkowych przeglądach technicznych, podejmować decyzje w sprawie remontów części wspólnej czy negocjować umowy. Wybierano zarządy lub powierzano zarządzanie profesjonaliście. Jednak ani on ani zarząd nie może sam podejmować decyzji. W tym przypadku zostały określone pewne wymogi. Tak, więc każdą większą decyzje należy uchwalić. Aby do tego doszło, zarząd musi przeprowadzić głosowanie wśród właścicieli. Tutaj decydują udziały mieszkańców w części wspólnej. Są one zapisane w księgach wieczystych. Oczywiście, aby było sprawiedliwe wspólnota mieszkaniowa może wprowadzić uchwałę, gdzie każdy właściciel będzie miał jeden głos. Takie głosy można zbierać indywidualnie bądź przeprowadzić zebranie. Zarządca ma obowiązek przeprowadzenia zebrania właścicieli minimum raz w roku.
Duże firmy zarządzające nieruchomościami posiadają w swoim zespole konserwatorów. Są to osoby odpowiedzialne za bieżące naprawy w części wspólnej budynku wspólnoty mieszkaniowej. W zasadzie prywatne mieszkania nie interesują konserwatorów. Wyjątkami są kaloryfery i balkony. Konserwator wymienia żarówki w korytarzach. Naprawia uszkodzenia, np. barierek. Sprawdza również stan drzwi wejściowych. Jeśli nie jest w stanie naprawić, np. elektrycznego zamka, informuje administratora o potrzebie wezwania odpowiedniego serwisu. Często konserwatorami są zespoły fachowców takich jak hydraulicy, elektrycy czy malarze. Warto przy wyborze zarządcy nieruchomości zapytać o to czy w jego zespole znajdują się konserwatorzy. Często zarządcy podpisują umowy z takimi firmami serwisowymi. Wtedy zdarza się, że posiadają one także konserwatorów powierzchni płaskich, czyli popularne sprzątaczki czy sprzątaczy. Jeśli przy nieruchomości są trawniki i tereny należące do wspólnoty mieszkaniowej warto zapytać o konserwatora powierzchni zielonych, czyli ogrodnika.